Hírek
Mi fán terem a workplace strategy?
"Az irodakialakításba fektetett pénznek meg kell térülnie" - Mi az a workplace strategy és hogyan tudtunk eddig élni nélküle?
Az ingatlan- és irodapiacon időről időre új fogalmakkal találkozunk – a tavalyi év egyik kulcsszava a MádiLáncos Studio életében egyértelműen a workplace strategy volt. Ahhoz, hogy ne csak a kifejezést ismerjük, de lássuk azokat a folyamatokat, munkamódszert és új szemléletet, amit jelöl, a terület szakértőjét, a ML2C üzletág vezetőjét, Láncos Áront kérdeztük.
Kezdjük egy aktualitással: az Év Irodája versenyen a legjobb irodapark kategóriában a BOSCH Campus hozta el a díjat. Mit gondolsz, így lett volna ez workplace strategy nélkül?
A Bosch Campus díjazásával nemcsak a látványos designt értékelte a zsűri, hanem a teljes folyamatot, aminek meghatározó része volt a munkamódszerek, az irodahasználat újragondolása és optimalizálása – a workplace strategy. Az irodák mára színes, látványos, valódi felhasználói élményt nyújtó terek lettek, de ne felejtsük el, hogy ez egy nagyon is funkcionális műfaj. Az irodakialakításba fektetett pénznek meg kell térülnie! Az eredmény a munkavégzés hatékonyságában és a munkatársak elégedettségében érhető tetten. Egy olyan hatalmas és hosszú távra tervezett irodaberuházásnál, mint a 90.000 négyzetméteres, 1800 magasan képzett mérnöknek munkahelyet biztosító Bosch Campus2 épület, a megfelelő előkészítés és stratégiaalkotás elengedhetetlen volt.
Nem csak a magyar elnevezés, de a definíció is hiányzik itthon: mit jelent a workplace strategy?
Igen, ez is divatos „buzzword” lett mostanában, és mint ilyen, mindenki kicsit mást ért alatta. A mi értelmezésünkben ez egy sokrétű elemzői, koordinációs és tervezői folyamat, ahol feltérképezzük a szervezet működését, jelenlegi állapotát és a munkavégzéssel kapcsolatos jövőképét. Az elemzés során rámutatunk a jelenlegi hiányosságokra, konfliktusokra és a kiaknázható lehetőségekre. Ezeket foglaljuk össze egy egységes, részletes és megvalósítható programban. Mi ezt hívjuk workplace strategy-nek.
Milyen ponton, hogyan kapcsolódik a teljes tervezési és kivitelezési folyamatba a workplace strategy?
Optimális esetben ez az első lépés, ami megelőzi a tervezési folyamatot. Meg kell fogalmaznunk, hogy pontosan mekkora irodára van szükségünk, milyen méretű és felszereltségű terekre, ezeket kik és hogyan fogják használni, milyen rendszerességgel. Milyen mértékű változást bír el a szervezet? Milyen mértékű rugalmasságot, alakíthatóságot tervezünk bele az új kialakításba.
Ezeknek a döntéseinknek nagyon komoly költségvonzatai, következményi vannak, ha figyelembe vesszük a folyamatosan emelkedő kivitelezési, üzemeltetési és energia költségeinket. Érdemes erre a folyamatra 2-3 hónap időt fenntartani mielőtt a tervezési munka elindulna.
Magyarországon elsőként a MádiLáncosnak volt lehetősége olyan léptékű projektben alkalmazni a stratégiát, mint a BOSCH új kampusza. Ki volt ebben a nemzetközi partneretek és milyen tudást, tapasztalatot gyűjtöttetek ebben a munkában?
A munka léptéke és a szervezet ambíciói miatt vontuk be a holland Veldhoen+Company tanácsadó vállalatot, akik igazi nagyágyúk, a világ számos pontján dolgoznak kiemelt jelentőségű projekteken. Nevükhöz fűződik az Activity Based Work (ABW) fogalmának kidolgozása, ami forradalmasította az egyterű irodák tervezését. Alapvetően ezt a praktikus szemléletet alkalmaztuk a Bosch projektnél is a Veldhoen támogatásával. Az elemzések és workshopok alapján azonosítottuk a különböző munkafolyamatokat és tevékenységeket, amikhez megfelelő méretű és felszereltségű tértípusokat rendeltünk. Az ABW éppen erről szól! Az irodában sok fajta tevékenység zajlik, amit képtelenség egy típusú munkaasztallal és 2-3 különböző méretű tárgyalóval jól leképezni, kiszolgálni – ezért nem működnek jól a hagyományos egyterű irodák! A Bosch esetében legalább egy tucat különböző tértípust irányoztunk elő.
A koncepció másik lényeges eleme a különböző funkciók és tevékenységek megfelelő zónázása, amivel a munkahelyek közötti forgalmat és zajt minimalizáltuk. Fontos megjegyezni, hogy elemzéseink alapján a forgalom és a zaj a legkiemelkedőbb zavaró tényező az egyterű irodákban.
Összességében sikerült egy nagyon egyedi és előremutató stratégiát kidolgoznunk a Veldhoen és a Bosch csapatával, amit a belsőépítészeti tervezés során felöltöztettünk, életre keltettünk.
A BOSCH projekt kapcsán ti és a megrendelő is többször elmondtátok, hogy hazai közegben még nem tapasztalt mélységű és eredményű pilot projekt előzte meg a tervezést. Mit adott ez a projekt egészéhez?
A Bosch Campus2 projekt vezetősége egy nagyon erős víziót rakott az önmagában is rendhagyó méretű és komplexitású beruházás mögé. A department alapú silós működés helyett egy teljes mértékben projektalapú működésre optimalizált struktúrát álmodtak meg, ami rugalmasan tud reagálni az egyre gyorsabban és radikálisabban változó üzleti környezet újabb és újabb kihívásaira. A projekt alapú működés konkrét elemeivel kísérletezhetett a projektcsapat a gyakorlatban, egy felújított, ráadásul több mint 1000m2 méretű irodaterületen, valós létszámokkal. Itt ki lehetett próbálni a munkahelymegosztást (desk sharing) és annak különböző arányait. Meg lehetett figyelni a különböző új tértípusok működését és sikerességét. A felhasználók visszajelzését folyamatosan monitorozva építettük be a tanulságokat a Campus2 terveibe. A pilot project másfelől edukációs szempontból is kiváló eszköznek bizonyult, a munkatársak kipróbálhatták és tanulhatták az új iroda elemeit, működését.
Említenél példát arra, hogy kisebb projektben hogyan működik a stratégia?
Pontosan úgy, és hasonló eszközökkel dolgozunk, mint egy nagyobb projekten. Talán csak annyi különbséggel, hogy a munkatársak nagyobb arányával tudunk személyesen is együtt dolgozni – gondolkozni, de a problémák és kihívások nem kisebbek. Az idei Év irodája díjkiosztón két kategóriában is döntős Allen&Overy ügyvédi iroda egy kiesebb léptékű projekt, amiben a folyamat legelejétől a beköltözésig részt vehettünk. A covid utáni visszatérésre és a hibrid munkavégzésre fókuszáló workplace strategy elemzéseink alapján állapítottuk meg az új iroda ideális méretét, térstruktúráját és felszereltségét. Az iroda kiválasztása után kezdődhetett a tervezés, a korábban lefektetett stratégia alapján. Az új iroda kiépítését, bútorozását és LEED minősítését a projekt management szolgáltatásunk keretében vezettük végig. Az iroda az átadása óta jó kihasználtsággal működik, ez jelenti nekünk az igazi sikert!
Melyek a legnagyobb előnyei a workplace strategy alkalmazásának, amelyet a megrendelő és a munkavállalók is érzékelhetnek?
Régi igazság, hogy egy jó tervhez jó tervezési program kell. Időt kell szánni a valódi igények, jövőben várható változások, rizikók és lehetőségek feltérképezésére. Egy irodaprojekt előkészítésénél a managementnek hosszú távú stratégia döntéseket kell meghoznia, komoly költség következményekkel. Ezeket a döntéseket tudjuk előkészíteni, támogatni és alátámasztani a workplace stategy szolgáltatásunkkal. A jó stratégiai döntések eredménye egy költséghatékonyan megépíthető és üzemeltethető, optimális méretű iroda, ahol nincsenek felesleges, alulhasznált terek vagy bútorok. Egy olyan iroda, ahova a munkatársak szívesen mennek dolgozni, találkozni, mert kiszolgálja az igényeiket és nem akadályozza őket a hatékony munkavégzésben.
A workplace strategy egy nagyon izgalmas folyamat. Mit szeretnek benne a MádiLáncos munkatársai?
Valóban, mindig izgalmas utazás egy új vállalati kultúrával találkozni, belelátni egy szervezet működésébe, találkozni inspiráló emberekkel, megismerni a munkájuk mindennapjait. Húsz éves irodatervezői tapasztalatunkra és kutatásainkra támaszkodva gyakran tudunk olyan ötleteket, megoldásokat kínálni ügyfeleinknek, kívülről ránézve a vállalat működésére, amire belülről nem is gondoltak volna. Ilyenkor elindul egy olyan kreatív együtt gondolkodási folyamat, ami igazi flow-élményt okoz.
